Notificaties versturen bij goedkeuringen

Binnen veel organisaties verlopen goedkeuringsprocessen nog handmatig via e-mail, telefoontjes of losse takenlijsten. Denk aan goedkeuringen voor facturen, offertes, aanvragen of interne processen. Dat zorgt vaak voor vertraging en onduidelijkheid. Met qonnect automatiseer je notificaties en goedkeuringsflows tussen systemen, afdelingen en medewerkers. Zo verlopen processen sneller en blijft de voortgang inzichtelijk.

Waarom goedkeuringsprocessen vaak vertragen

In veel organisaties zijn goedkeuringsprocessen afhankelijk van handmatige opvolging. Facturen blijven liggen in mailboxen, managers missen een verzoek of medewerkers weten niet wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

Daardoor ontstaan:

• langere doorlooptijden;
• onduidelijke verantwoordelijkheden;
• vertraging in financiële processen;
• beperkte controle op de voortgang.

qonnect maakt deze proceslogica onderdeel van de workflow. Het platform weet wie verantwoordelijk is voor een actie, bewaakt deadlines en kan automatisch herinneringen versturen wanneer een goedkeuring uitblijft.

Hoe qonnect dit automatiseert

qonnect automatiseert notificaties en workflowstappen binnen goedkeuringsprocessen. Het platform kan automatisch goedkeuringsflows starten, notificaties versturen, statussen bijwerken, taken toewijzen, herinneringen verzenden, uitzonderingen signaleren.

Denk bijvoorbeeld aan goedkeuring van facturen, akkoord op offertes, interne HR-aanvragen, budgetaanvragen, projectgoedkeuringen. Notificaties kunnen verstuurd worden via Teams, Outlook, portals, e-mail of servicemanagementtools.

Voorbeeld van een workflow

Stel: een inkoopfactuur moet goedgekeurd worden. Met qonnect kan het proces automatisch verlopen:

• De factuur komt binnen in ERP
• qonnect start automatisch een goedkeuringsworkflow
• De verantwoordelijke manager ontvangt een Teams-notificatie
• De status wordt realtime bijgehouden
• Bij geen reactie volgt automatisch een herinnering
• Na goedkeuring wordt de factuur verwerkt in finance
• De administratie ontvangt automatisch een bevestiging
• Zonder losse mails of handmatige opvolging.

Praktijkvoorbeeld

Binnen veel organisaties moeten aanvragen, bestellingen en facturen eerst worden goedgekeurd voordat verdere verwerking plaatsvindt. Bij verschillende organisaties wordt hiervoor Proactis ingezet, een gespecialiseerde oplossing voor inkoop- en goedkeuringsprocessen. Bestellingen worden aangemaakt in Exact en vervolgens automatisch doorgestuurd naar Proactis voor beoordeling en goedkeuring. Na akkoord wordt de status teruggekoppeld naar Exact zodat de verdere verwerking automatisch kan plaatsvinden.

Hierdoor ontstaat één geïntegreerd proces zonder losse e-mails, Excel-overzichten of handmatige opvolging. Het resultaat is een snellere doorlooptijd, meer controle en minder administratief werk voor de betrokken afdelingen.

Wat levert dit op?

• Snellere goedkeuringen – Workflowstappen verlopen automatisch en realtime.
• Minder vertraging – Herinneringen en notificaties voorkomen stilstand.
• Meer grip – Iedere stap binnen het proces is inzichtelijk.
• Minder handmatig werk – Opvolging hoeft niet meer handmatig bewaakt te worden.
• Betere samenwerking – Afdelingen werken vanuit één centrale workflow.

Voor welke organisaties is dit interessant?

Deze toepassing is interessant voor organisaties die werken met financiële workflows, interne goedkeuringsprocessen, projectadministratie, ERP-systemen en meerdere afdelingen. Denk aan finance-afdelingen, productiebedrijven, zakelijke dienstverleners die goedkeuringsprocessen willen automatiseren, projectorganisaties en logistieke bedrijven.

Centrale workflowsturing voor goedkeuringsprocessen

De kracht van qonnect zit niet alleen in het versturen van meldingen. Het platform bepaalt ook welke workflow moet starten; wie moet goedkeuren; welke uitzonderingen gelden; welke acties na goedkeuring moeten plaatsvinden; welke systemen bijgewerkt moeten worden. Daardoor ontstaat één centrale proceslaag waarin notificaties, goedkeuringen en vervolgacties automatisch op elkaar aansluiten.

Benieuwd hoe dit werkt binnen jullie organisatie?

Wil je ontdekken hoe goedkeuringsprocessen slimmer ingericht kunnen worden. qonnect helpt organisaties om notificaties, workflows en opvolging centraal te automatiseren.  Vraag een demo aan of neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.